Asiakasportaalissa (oma.koodisto.org) katsot sinulle tehtyjä ehdotuksia, kommentoit niitä ja teet päätöksiä. Tässä selosteessa kerrotaan, mitä tietoja sinusta käsitellään, miksi, kuinka kauan ja mitä oikeuksia sinulla on.
Kuka käsittelee tietojasi
Rekisterinpitäjä on Jussi Kopra, toiminimi Koodisto Digital (Y-tunnus 2829298-1), Viertolantie 2, 00730 Helsinki. Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä osoitteeseen info@koodisto.org.
Mitä tietoja käsitellään
- Nimi ja sähköpostiosoite. Saamme ne sinulta tai toimeksiantajaltasi, kun tunnuksesi luodaan.
- Rooli projektissa, eli oletko päättäjä vai kommentoija.
- Se, mitä kirjoitat ja valitset portaalissa: kommentit ja niiden perustelut, kohta, johon kommentti osoittaa, päätökset perusteluineen, vastaukset kysymyksiin sekä lataamasi kuvat.
- Tapahtumaloki: milloin kirjauduit, avasit ehdotuksen, kommentoit, vastasit tai päätit. IP-osoitettasi ei tallenneta.
- Kirjautumisen tekniset tiedot. Kirjautumislinkistä ja istunnosta tallennetaan vain tunnisteesta laskettu tiiviste, ei itse linkkiä.
Sähköpostiosoite tarvitaan kirjautumiseen. Ilman sitä et voi käyttää portaalia.
Miksi tietoja käsitellään ja millä perusteella
| Tarkoitus | Peruste |
|---|---|
| Portaalin käyttö: kirjautuminen, ehdotusten näyttäminen, kommentit, vastaukset ja päätökset | Sopimus, kun olet itse toimeksiantaja (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Kun toimit yrityksen tai yhteisön puolesta, peruste on oikeutettu etu (f alakohta). Etu on se, että yhteinen työ voidaan hoitaa ja sopia sinun kanssasi. |
| Päätösten ja niiden toteutuksen tallentaminen | Oikeutettu etu: pystymme näyttämään, mitä sovittiin ja miten se toteutettiin. |
| Kirjautumislinkin lähettäminen | Sama peruste kuin portaalin käytöllä. |
| Tapahtumaloki | Oikeutettu etu: portaalin turvallisuus ja se, että sovitut asiat voidaan jälkikäteen todentaa. |
Tietoja ei käytetä markkinointiin, eikä niiden perusteella tehdä automaattisia päätöksiä tai profilointia.
Oikeutesi vastustaa käsittelyä
Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, voit vastustaa sitä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Kirjoita osoitteeseen info@koodisto.org. Lopetamme käsittelyn, ellei sille ole painavaa perustetta tai ellei tietoja tarvita oikeudellisen vaatimuksen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.
Kenelle tiedot päätyvät
Tietoja ei luovuteta eteenpäin. Ne näkevät Jussi Kopra ja ne henkilöt, jotka on lisätty samaan projektiin. Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme:
- Cloudflare, Inc. ylläpitää portaalia. Tietokanta ja tiedostot ovat Cloudflaren EU-alueella. Pyyntöjen teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, Cloudflare käsittelee pääasiassa Yhdysvalloissa ja Euroopan talousalueella.
- Lettermint B.V. (Alankomaat) lähettää kirjautumislinkit. Viestit käsitellään EU:ssa. Viestien tiedot säilyvät Lettermintillä 28 vuorokautta, ja lähetystilastot säilyvät 90 vuorokautta. Jos viesti palautuu osoitteestasi, osoite estetään lähetyksiltä, ja esto poistetaan 12 kuukauden kuluessa. Jos merkitset viestin roskapostiksi tai perut viestit, esto säilyy toistaiseksi.
- Microsoft käsittelee sähköpostiamme EU:ssa. Jos vastaat portaalin viestiin, vastauksesi menee osoitteeseen info@koodisto.org.
Siirrot EU:n ulkopuolelle
Cloudflare, Inc. on yhdysvaltalainen yhtiö. Siirron peruste on EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehys (Data Privacy Framework), johon Cloudflare on sertifioitunut. Varalla ovat Cloudflaren tietojenkäsittelysopimuksen vakiosopimuslausekkeet.
Kuinka kauan tietoja säilytetään
| Tiedot | Säilytys |
|---|---|
| Työaineisto: ehdotusten versiot, kommentit, joita ei ole toteutettu, vastaukset ja lataamasi kuvat | 12 kuukautta projektin luovutuksesta |
| Päätökset, hyväksytyt versiot ja toteutetut kommentit | 36 kuukautta projektin luovutuksesta |
| Tapahtumaloki | 24 kuukautta, kuitenkin enintään yllä olevan 36 kuukauden ajan |
| Kirjautumislinkit ja istunnot | Linkki toimii 15 minuuttia ja istunto enintään 8 tuntia. Vanhentuneet tiedot poistetaan 30 vuorokauden kuluttua. |
| Keskeneräiset vastaukset selaimessasi | Laitteesi muistissa, kunnes lähetät ne tai tyhjennät selaimen tiedot |
Jos projektista on riita tai vaatimus vireillä, tietoja ei poisteta ennen kuin asia on ratkaistu.
Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tietää, mitä tietoja sinusta on, ja saada niistä kopio
- pyytää virheellisten tietojen korjaamista
- pyytää tietojesi poistamista
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa
- vastustaa käsittelyä (katso yllä).
Poistopyynnöstä: poistamme heti nimesi, sähköpostiosoitteesi, lataamasi kuvat ja vastaukset, joihin mikään päätös ei viittaa. Päätökset ja toteutetut kommentit säilytämme kuitenkin näyttönä siitä, mitä sovittiin. Niitä käytetään vain riitatilanteessa, ja ne poistetaan yllä mainitun 36 kuukauden jälkeen. Ne eivät ole nimettömiä, koska niiden sisällöstä voi päätellä, kuka ne kirjoitti.
Pyynnöt lähetetään osoitteeseen info@koodisto.org.
Voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
Evästeet
Portaali käyttää yhtä evästettä, joka pitää sinut kirjautuneena. Muita evästeitä, analytiikkaa tai seurantaa ei käytetä.
Jos lataat aineistoa, jossa on muiden tietoja
Jos lähettämässäsi aineistossa on muiden ihmisten tietoja, esimerkiksi kuvia tai nimiä, käsittelemme niitä toimeksiannon toteuttamiseksi.